РЕГЛАМЕНТ
работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и
Еврейской автономной области
I. Общие положения
1. Координационный совет при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области (далее - Управление) является постоянно действующим в пределах Хабаровского края и Еврейской автономной области совещательным органом, созданным для выработки согласованных действий Управления, территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб (далее – территориальные органы подведомственные федеральные службы) и федеральных бюджетных учреждений Минюста России (далее - учреждения).
2. В своей работе Координационный совет при Управлении (далее - Координационный совет) руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовыми актами Минюста России, Положением о Координационном совете, решениями коллегии Минюста России и настоящим Регламентом.
3. Координационный совет осуществляет свою деятельность на основе принципов:
законности, уважения прав и свобод человека и гражданина;
разграничения компетенции территориальных органов Минюста России, федеральных служб и учреждений в реализации установленных законодательством Российской Федерации полномочий;
самостоятельности в исполнении решения Координационного совета;
равенства всех членов Координационного совета;
коллегиальности при обсуждении вопросов и принятии решения заседания Координационного совета;
ротации членов Координационного совета.
4. Основными задачами Координационного совета являются:
1) организация взаимодействия и координация деятельности Управления, территориальных органов подведомственных федеральных служб и учреждений, действующих в пределах Хабаровского края и Еврейской автономной области;
2) координация взаимодействия Управления, территориальных органов, подведомственных федеральных служб и учреждений с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти и местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, находящимися в пределах Хабаровского края и Еврейской автономной области;
3) обеспечение выполнения решений коллегии Минюста России, Координационного совета при Главном управлении Минюста России по Приморскому краю (далее – Главное управление) в части, касающейся деятельности Управления.
5. Координационный совет в соответствии с возложенными задачами рассматривает на заседаниях следующие основные вопросы:
1) реализация в Хабаровском крае и Еврейской автономной области государственной политики в установленной сфере деятельности, защита прав и свобод человека и гражданина;
2) обеспечение единого правового пространства на территории Хабаровского края и Еврейской автономной области;
3) осуществление функций государственной регистрации и контроля деятельности некоммерческих организаций;
4) взаимодействие и координация деятельности Управления, территориальных органов подведомственных федеральных служб и учреждений;
5) исполнение поручений Минюста России и Главного управления;
6) повышения уровня юридической осведомленности граждан.
II. Планирование работы Координационного совета
6. Координационный совет при Управлении осуществляет свою деятельность на плановой основе.
Планирование работы Координационного совета осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке организации планирования деятельности Министерства юстиции Российской Федерации и его территориальных органов.
План работы Координационного совета формируется на полугодие на основании предложений членов Координационного совета, согласовывается с ними, утверждается приказом Управления и представляется в Главное управление ежегодно до 15 июля и до 30 декабря.
Копия плана направляется членам Координационного совета.
7. Предложения в проект плана работы Координационного совета представляются ответственному секретарю Координационного совета не позднее чем 15 июня и 15 ноября и должны содержать:
- точные формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения;
- фамилии членов Координационного совета, ответственных за организацию подготовки рассматриваемых вопросов;
- фамилии докладчиков и должностных лиц, осуществляющих непосредственную разработку материалов к заседаниям Координационного совета;
- предложения по месту проведения заседания.
Актуальность вопросов, выносимых на обсуждение Координационного совета, должна быть обоснована в форме краткого письменного пояснения.
8. Представленные предложения обобщаются, анализируются, направляются членам Координационного совета и в структурные подразделения Управления для определения наиболее актуальных вопросов, подлежащих включению в проект плана работы Координационного совета.
9. Заседания Координационного совета проводятся не реже одного раза в полугодие. При необходимости могут проводиться внеплановые заседания.
III. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях Координационного совета
10. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании Координационного совета включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
11. Для изучения вопроса, подлежащего рассмотрению на заседании Координационного совета, подготовки и доработки проектов решения и других материалов распоряжением Управления создается рабочая группа и утверждается план мероприятий, в котором указываются содержание мероприятий, ответственные исполнители, сроки исполнения, отметка об исполнении мероприятия.
12. Анализ и обобщение материалов Координационного совета, координация работы и обеспечение взаимодействия Управления, территориальных органов подведомственных федеральных служб и учреждений при подготовке и проведении заседаний Координационного совета осуществляются Управлением.
13. Этапы подготовки заседания Координационного совета:
1) утверждение повестки заседания;
2) определение даты, время и места проведения заседания;
3) определение состава участников;
4) разработка материалов к заседанию Координационного совета (регламент проведения заседания, информационно-аналитические справки по рассматриваемым вопросам, проект протокола, и другие информационно-справочные материалы, которые могут потребоваться в ходе заседания);
5) ознакомление членов Координационного совета с повесткой, составом участников, материалами заседания;
6) изучение предложений членов Координационного совета;
7) доработка проекта протокола;
8) направление подписанного протокола членам Координационного совета и иным заинтересованным лицам на исполнение; в Минюст России, Главное управление - для сведения.
14. Председатель Координационного совета не позднее чем за 30 дней до даты проведения заседания представляет на согласование в Минюст России информацию о предполагаемой дате, месту проведения заседания и рассматриваемых вопросах.
15. К заседанию Координационного совета готовятся следующие документы:
1) повестка заседания Координационного совета;
2) регламент заседания Координационного совета;
3) список участников заседания Координационного совета;
4) информационно-аналитические справки по рассматриваемым вопросам;
5) проект протокола заседания Координационного совета;
6) краткая справка об исполнении решений, принятых на предыдущем заседании Координационного совета;
Проекты перечисленных документов направляются в Главное управление не менее чем за 7 рабочих дней до даты проведения заседания Координационного совета.
16. Подготовка информационно-аналитических справок по рассматриваемым вопросам, проекты решений, других информационно-справочных документов возлагается на должностных лиц, указанных в плане мероприятий по подготовке к проведению заседания Координационного совета.
17. Информационно-аналитическая справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения, а предлагаемые в проекте решения меры, направленные на совершенствование деятельности, должны иметь, как правило, комплексный характер.
18. Информационно-аналитические справки проект протокольного решения и другие информационно-справочные документы к заседанию Координационного совета проходят согласование и визируются ответственным исполнителем, начальником, заместителем начальника Управления, курирующим рассматриваемый вопрос, и за 20 дней до назначенной даты проведения заседания представляются на бумажном носителе и в электронном виде ответственному секретарю Координационного совета.
Ответственный секретарь направляет членам Координационного совета все материалы, подготовленные к заседанию для ознакомления и внесения дополнений.
19. Члены Координационного совета в течение 3 рабочих дней направляют свои замечания и предложения в адрес председателя Координационного совета.
20. После рассмотрения материалов членами Координационного совета должностное лицо, ответственное за подготовку вопроса, в течение 3-х рабочих дней осуществляет доработку проекта решения и других материалов и повторно представляет их ответственному секретарю Координационного совета.
21. Ответственный секретарь Координационного совета при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование для формирования комплектов документов, а также обеспечивает их рассылку по каналам электронной почты членам Координационного совета, иным заинтересованным лицам по согласованию с председателем Координационного совета.
Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований, или представленные не в полном объеме не принимаются и возвращаются на доработку ответственным исполнителям.
22. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов документов к заседанию Координационного совета и достоверность содержащихся в них сведений несут исполнители, отвечающие за подготовку вопроса.
IV. Порядок подготовки и проведения заседания
Координационного совета
23. В соответствии с планом работы Координационного совета председателем Координационного совета определяется повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания.
24. Информация о проведении заседания Координационного совета не позднее чем за 3 дня до даты проведения заседания размещается на Интернет-сайте Управления.
25. В заседании Координационного совета по согласованию с председателем могут принимать участие представители территориальных органов подведомственных федеральных служб, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти и местного самоуправления, а также органов прокуратуры, правоохранительных и судебных органов, общественных организаций, действующих на территории Хабаровского края и Еврейской автономной области, средств массовой информации и другие лица.
26. Предложения о составе лиц, приглашенных на заседание Координационного совета, вносится должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса и согласовываются с председателем.
27. Подготовка писем-приглашений об участии в заседании Координационного совета осуществляется ответственным секретарем по согласованному председателем списку, не позднее, чем за 30 дней до назначенной даты проведения заседания Координационного совета.
28. В случае, если член Координационного совета не может принять участие в заседании, он письменно информирует председателя Координационного совета. Член Координационного совета не вправе делегировать свои полномочия иным лицам, при этом он вправе представить свое мнение по обсуждаемому вопросу в письменном виде.
29. Ответственный секретарь перед заседанием Координационного совета организует и осуществляет регистрацию членов Координационного совета и приглашенных лиц. По окончании регистрации докладывает председателю о явке членов Координационного совета и приглашенных лиц.
30. Приглашенные на заседание Координационного совета лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся, могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
31. Председатель открывает и закрывает заседание, информирует членов Координационного совета о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопроса, выносимого на рассмотрение (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проект решения по внесенному на рассмотрение вопросу и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки и предложения.
32. При отсутствии председателя Координационного совета его обязанности исполняет заместитель начальника Управления, который входит в состав Координационного совета. В заседании Координационного совета также может принимать участие начальник Главного управления. При этом он является председательствующим.
33. Заседание Координационного совета начинается с уточнения и утверждения повестки и регламента его проведения.
34. Докладчиками на заседании Координационного совета являются его члены, ответственные за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса на заседании Координационного совета. По согласованию с председателем Координационного совета докладчиками на заседании могут быть другие лица. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах 20 минут, для выступлений до 10 минут, для сообщений и справок - 3 минуты. В необходимых случаях председатель Координационного совета может изменить время для докладов и выступлений. Прения прекращаются по предложению председателя Координационного совета.
35. На заседании Координационного совета должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопроса принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председателя отражаются в протоколе заседания.
36. Аудиозапись, видео и фотосъемка заседания Координационного совета осуществляются по согласованию с председателем и возлагаются на отдел по обеспечению деятельности управления.
37. Тексты докладов и выступлений по окончании заседания сдаются ответственному секретарю Координационного совета.
V. Порядок принятия решений Координационного совета
38. Заседание Координационного совета считается правомочным при участии в нем не менее половины его состава. Члены Координационного совета обладают правом решающего голоса, приглашенные лица имеют право совещательного голоса.
39. Решение заседания Координационного совета принимается простым большинством голосов его членов путем открытого голосования. При равенстве голосов решающим является голос председателя Координационного совета. Голосованию предшествует открытое обсуждение проекта решения.
40. Доработка решения, с учетом состоявшегося обсуждения, осуществляется должностным лицом ответственным за подготовку рассматриваемого вопроса совместно с ответственным секретарем Координационного совета.
41. Контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений возлагается на председателя Координационного совета. При наличии замечаний у членов и участников заседания Координационного совета по проектам решения и других документов они вправе вносить свои предложения в виде собственных проектов, записок, которые приобщаются к материалам заседания Координационного совета.
VI. Документальное оформление заседаний Координационного совета
42. Решение заседания Координационного совета оформляется протоколом. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: порядковый номер протокола, дата, место проведения заседания, инициалы, фамилии председателя (председательствующего), ответственного секретаря, количество присутствовавших на заседании, при этом делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.
Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, а в тексте протокола делается сноска «Текст доклада (выступления) прилагается».
Решение в тексте протокола печатается полностью. Внесенные в протокол поручения должны быть конкретными, с указанием должностных лиц (исполнителей) и сроков их выполнения.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
При необходимости приводятся итоги голосования: «За -.., против -.., воздержалось -...».
43. Протокол согласовывается с членами Координационного совета, при необходимости с иными заинтересованными лицами, присутствовавшими на заседании, руководителями структурных подразделений Управления, участвующих в подготовке информационно-аналитических справок и проектов решений.
44. Протокол подписывается председателем (председательствующим) в течение 7 рабочих дней с момента проведения заседания Координационного совета. Одновременно подписываются сопроводительные письма о направлении копий протокола членам Координационного совета, в Минюст России, Главное управление, иным заинтересованным лицам.
Руководителям подразделений Управления, участвующим в подготовке вопросов, являющимися ответственными исполнителями по принятым решениям копии протоколов направляются по листу рассылки. Копии протоколов рассылаются в течение 3-х рабочих дней с момента подписания.
45. К протоколу заседания Координационного совета прилагаются: информационно-аналитические справки по обсуждаемым вопросам; тексты докладов и выступлений; список участников; регламент проведения заседания; справка об исполнении решений, принятых на предыдущем заседании; письма о направлении копий протоколов. Перечисленные документы формируются в номенклатурное дело со сроком хранения «постоянно».
46. Проекты документов, а также переписка, относящиеся к вопросам подготовки и проведения заседаний Координационного совета формируются в номенклатурные дела со сроком хранения 5 лет.
VII. Контроль за исполнением решений
47. Общий контроль за выполнением планов работы, исполнением решений Координационного совета осуществляет председатель Координационного совета.
48. Контроль за исполнением решений Координационного совета по существу содержания поручений возлагается на членов Координационного совета, назначенных ответственными за их реализацию.
49. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решении, по форме и срокам возлагается на ответственного секретаря Координационного совета.
50. Изменение сроков выполнения решения Координационного совета и поручений, содержащихся в нем, либо их отмена допускаются в исключительных случаях на основании мотивированного письменного разрешения председателя Координационного совета, о поучении которого ответственный исполнитель информирует ответственного секретаря Координационного совета.
51. Снятие с контроля исполненного решения Координационного совета осуществляется председателем на основании докладной записки ответственного исполнителя, которая предварительно согласовывается с заинтересованными лицами и ответственным секретарем Координационного совета. Докладная записка с резолюцией председателя Координационного совета передается ответственному секретарю для организации учета исполнения решения Координационного совета.
52. Координационный совет рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых им решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению.
VIII.
Ответственный секретарь Координационного совета
53. Ответственный секретарь Координационного совета:
1) участвует в подготовке приказов Управления об утверждении планов работы Координационного совета, обеспечивает их согласование, подписание и рассылку;
2) осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой и проведением заседаний Координационного совета (подготовка помещения, регистрация участников заседания, подготовка протокола, аудио - и видеозаписи заседания и т.п.);
3) осуществляет контроль выполнения планов работы и решений заседаний Координационного совета;
4) осуществляет контроль за своевременным представлением исполнителями материалов к заседанию Координационного совета;
5) возвращает для доработки неудовлетворительно подготовленные документы;
6) готовит для утверждения председателем Координационного совета повестку, список участников и регламент проведения заседания;
7) организует тиражирование материалов к заседанию Координационного совета и их направление членам Координационного совета, другим заинтересованным лицам;
8) осуществляет подготовку писем-приглашений на заседание Координационного совета;
9) оформляет, согласовывает протокол заседания Координационного совета и представляет его на подпись председателю;
10) формирует номенклатурные дела с документами Координационного совета;
11) готовит отчеты о деятельности Координационного совета при Управлении для направления в Главное управление для обобщения.