Управлением Минюста России по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области (далее – Управление) и Нотариальной палатой Хабаровского края в соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы о нотариате), совместным решением Главного управления и Нотариальной палаты Хабаровского края от 29.11.2018 № 04-31/14-ХК «Об утверждении графика проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами Хабаровского края на 2019 год», приказом Главного управления от 29.11.2018 № 121-Н «Об утверждении графика проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами Хабаровского края на 2019 год», проводились проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой в Хабаровском крае (далее – нотариусы).
Целью проверок является установление единого порядка работы с документами нотариусов в Российской Федерации, совершенствование организации нотариального делопроизводства, а также осуществления контроля за исполнением нотариусами Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Особенностью нотариального делопроизводства является то, что у нотариуса образуются документы, создаваемые в процессе совершения нотариальных действий и в процессе организационной деятельности. Порядок работы с указанными документами различается.
Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со ст.68 Конституции Российской Федерации, государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.
В соответствии с пунктом 3 Правил, ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут нотариусы.
Нотариус вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы.
При ведении делопроизводства нотариус обязан, в частности, вести журналы, книги, реестры для регистрации нотариальных действий, оформлять организационно-распорядительные документы и письма, использовать печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела, вести архив нотариальной конторы, вести и заполнять реестры для регистрации нотариальных действий. Неисполнение нотариусом требований Правил может рассматриваться как нарушение порядка ведения делопроизводства.
В соответствии со статьей 9 Основ о нотариате и пунктом 5 Правил, контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, отнесен к совместному ведению территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальных палат субъектов Российской Федерации.
Для осуществления контроля за нотариальным делопроизводством создается комиссия, в которую входят представители территориального органа Минюста России (далее – территориальный орган) и нотариальной палаты (в составе не менее двух человек). При этом разграничение компетенции членов комиссии при проведении проверки Правилами не предусмотрено (пункт 180 Правил).
Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.
В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).
Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
При проведении проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства комиссия руководствуется следующими нормативно-правовыми актами.
Приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – приказ Минюста России от 27.12.2016 № 313, в частности приложением № 2 «Порядок оформления реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» (далее - Порядок). Согласно пункту 4 Порядка, контроль за соблюдением Порядка нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы Минюста России совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации в соответствии с Правилами.
Пунктом 2 Порядка установлено, что при оформлении реестров, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах наряду с Порядком применяются Правила и Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденный приказом Минюста России от 17.06.2014 № 129 (далее – порядок ведения реестров ЕИС).
В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения реестров ЕИС доступ к сведениям, содержащимся в реестрах ЕИС, в период хранения таких сведений в ЕИС имеют, в том числе лица, осуществляющие контроль за исполнением нотариусами Правил, - в порядке, установленном Правилами.
Так, нотариусы в рамках исполнения требований Основ о нотариате и Правил должны представлять проверяющим их деятельность комиссиям реестры, ведущиеся на бумажном носителе и в электронном виде, реестры ЕИС, журналы, которые ведутся нотариусом в рамках нотариального делопроизводства, в том числе в электронном виде. Комиссии в рамках проверки соблюдения нотариусом Правил и Порядка ведения реестров ЕИС могут выборочно проверять наличие присоединенных образов нотариально оформленных документов при регистрации в реестре ЕИС нотариальных действий по удостоверению или отмене завещаний и доверенностей, полноту записей в реестре на бумажном носителе и составления номенклатуры дел нотариуса.
Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017, а также иными нормативными правовыми актами.
Сроки хранения для документов, образующихся в деятельности нотариальных контор, определены Примерной номенклатурой дел государственной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229. Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, не допускается. В этой связи при проведении в соответствии с разделом VIII Правил экспертизы ценности документов в процессе формирования, оформления дел, отбора документов для дальнейшего хранения и к уничтожению, нотариусам необходимо строго руководствоваться установленными сроками хранения и правильно относить документы в соответствии с категорией дел (постоянного, временного (до 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.
При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел. До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, вправе включить в индивидуальную номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.
В случае внесения в индивидуальную номенклатуру новых заголовков дел с присвоением резервных индексов при отсутствии установленного срока хранения в связи с введением законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий или иных документов, обязательных для нотариуса, сведения об указанных делах могут быть отражены в справке, составленной в произвольной форме и подшитой к итоговой записи, о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году.
Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.
В 2019 году Управлением совместно с Нотариальной палатой проведено 22 проверки (в 2018 году – 24), из них: 4 повторных проверки в связи с неудовлетворительными результатами предыдущих плановых проверок; 4 первичных, по истечении года после наделения лица, победившего в конкурсе, полномочиями нотариуса (2 проверки не состоялось в связи со сложением полномочий нотариусов Хабаровского края).
По результатам каждой проверки составлялись справки, которые подписывались всеми членами комиссии с последующим ознакомлением проверяемых нотариусов. В справках проверок отражались вопросы организации нотариальной деятельности, правильность ведения нотариального делопроизводства, а также выявленные недостатки и нарушения действующего законодательства и рекомендации по их устранению. Особое внимание обращалось комиссией на недостатки, допускаемые нотариусами систематически. В процессе проверок комиссией оказывалась практическая и консультативная помощь.
Наиболее положительными результаты проверок признаны у нотариусов нотариальных округов города Хабаровска и города Комсомольска-на-Амуре, Бикинского нотариального округа Хабаровского края.
При проведении проверок установлено, что организация деятельности нотариальных контор в целом соответствует Требованиям к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающимися частной практикой, утвержденным Правлением Федеральной нотариальной палаты (протокол от 12.12.2012 №12/12 и от 26.12.2019 № 15/19) (далее – Требования). Так, нотариальные конторы обеспечены отдельными помещениями для совершения нотариальных действий, которые находятся либо в пользовании нотариусов на основании договоров аренды, либо на праве собственности. Кабинеты нотариусов изолированы от других кабинетов, что позволяет сохранять тайну совершения нотариальных действий, помещения для ожидания граждан приема оборудованы мебелью, стендами с необходимой информацией, на фасадах зданий имеются вывески о наличии нотариальных контор, также на дверях кабинетов к нотариусам имеются соответствующие вывески с указанием фамилии, имени, отчества нотариусов и режима работы.
Все нотариальные конторы оснащены компьютерной и офисной техникой; телефонной, как правило, стационарной связью.
Во многих нотариальных конторах установлены правовые программы «Консультант Плюс», «Гарант» (либо программы используются посредством выхода в Интернет), в работе используется электронная почта, единая информационная система нотариата «ЕИС».
Для защиты помещения от несанкционированного проникновения в большинстве проверенных нотариальных конторах имеется охранная сигнализация (в отдельных случаях помещения охраняются круглосуточно). В целях обеспечения сохранности печатей и штампов, бланков строгой отчетности в нотариальных конторах имеются сейфы.
Большинством нотариусов созданы комфортные условия для ожидания и приема граждан. Так, комиссиями отмечалось удобное расположение, современный дизайн и техническое оснащение нотариальных контор нотариусов (кабинеты нотариальной конторы светлые, просторные, уютные, оснащены современной офисной мебелью, холлы и приемные для посетителей просторные, светлые, оснащены столами, мягкими диванами либо офисными стульями, в ряде случаев оборудованы телевизорами, кондиционерами, диспенсерами).
Кроме того, комиссиями положительно отмечалась организация работы с архивными документами нотариусов, которыми обеспечивался порядок и систематизированное хранение архивных документов по их видам и годам в специальных архивных коробах (с оформлением идентифицирующих надписей на боковиках коробов), что позволяет осуществлять оперативный поиск документов и работу с ними, в том числе при проведении проверки все документы предоставлялись членам комиссии в оперативном порядке.
По результатам проведенных в 2019 году проверок исполнения нотариусами Хабаровского края правил нотариального делопроизводства установлено следующее.
Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в соответствующих журналах, ведущихся в электронном виде.
В соответствии с пунктом 197 Правил, нотариусом принимаются, создаются и используются также и электронные документы:
- исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
- полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.
Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.
При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.
Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.
Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих и входящих электронных документов и журнала регистрации исходящей и входящей корреспонденции на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.
В нотариальной деятельности, как и в любой другой образуются документы различного рода, требующие хранения и, возможно, дальнейшего использования. В целях оптимизации работы с документами, а также обеспечения систематизированного формирования документов в дела, нотариусами ведется номенклатура дел, которая является основным учетным документом в делопроизводстве.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в нотариальной конторе, с указанием сроков их хранения, то есть это таблица, в которой указаны все дела, которые создаются и хранятся в нотариальной конторе, а также период времени, в течение которого эти дела должны храниться.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда. При этом номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
В соответствии с пунктом 48 Правил, номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229. В целях обеспечения учета заведенных, а также переходящих дел, по окончании года нотариусами в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях дел.Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре. В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой в нотариальную палату.
Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, для них дополнительно в номенклатуру включаются резервные номера.
После завершения делопроизводственного года заполненная номенклатура дел с итоговой записью о категориях и количестве дел подлежит полному оформлению и включается в опись постоянного хранения.
При проведении проверок были выявлены следующие недостатки, связанные с ведением номенклатуры дел.
По завершении делопроизводственного года, в нарушение пункта 51 Правил в графе «3» отсутствовали записи о количестве заведенных томов дел, в графе «5» в отдельных случаях не проставлялись отметки о переходящих и незаведенных в соответствующем году делах; в нарушение пункта 53 Правил,в разделах номенклатур дел не предусмотрены были резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел; в нарушение пункта 54 Правил, итоговые записи о количестве и категориях заведенных дел по окончании года к номенклатурам дел не подшиты; имелись замечания по соблюдению указанного пункта в части несовпадения количества дел постоянного хранения, указанных в итоговой записи в графе 2 «Всего» и учтенных в описи дел постоянного хранения за 2018 год.
Пунктом 45 Правил установлено, что номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату. В нарушение данного пункта, номенклатуры дел отдельными нотариусами направлялись в нотариальную палату с нарушением срока.
По завершении делопроизводственного года в нотариальных конторах дела подготавливаются в архивному хранению, в том числе осуществляется систематизация документов в хронологической и вопросно-логической последовательности (с января по декабрь, за документами-запросами формируются документы-ответы); нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу); составление внутренней описи документов (на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения); оформление листа-заверителя дела (кроме наследственных дел); дооформление обложки; прошивка документов прочной нитью в твердую обложку. Дела нотариусами формируются в пределах 250 листов, либо объемные по содержанию дела подразделяются на тома или части тома.
В соответствии с пунктом 58 Правил, необходимо соблюдать следующие требования при формировании дел:
- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Также Правилами установлены подробные требования к формированию и оформлению отдельных видов документов, особое внимание уделено ведению и оформлению наследственных дел.
В процессе проверок большинство замечаний по ведению нотариального делопроизводства было связано с некачественной подготовкой документов к архивному хранению, нарушениями требований при формировании дел. Так, в отдельных случаях, в номенклатурных делах постоянного хранения в соответствие с пунктов 69 и 76 Правил, листы-заверители не составлены или не подписаны и не заверены гербовой печатью нотариуса; в нарушение пункта 64 Правил, дата начала и окончания дела оформлялась цифровым способом, либо вообще не проставлялась; в нарушение пункта 75 Правил, в большинстве проверенных дел нумерация листов производилась в нижнем правом углу; в нарушение пункта 79 Правил на большинстве дел на бумажной наклейке, заклеивающей концы нити, которой прошиты документы дел, не указывалась надпись о количестве пронумерованных, прошитых и скрепленных печатью документов.
Кроме того, комиссиями отмечалось, что в ряде случаев, обложки номенклатурных дел вообще не оформлялись должным образом, документы, сформированные в течение календарного года, не прошивались, а просто помещались в файлы; нарушался хронологический порядок формирования документов внутри дела;имелись случаи формирования документов в дела, превышающие 250 листов.
Также в ходе проведения проверок выявлены были следующие замечания по оформлению оконченных наследственных дел.
В ходе выборочной проверки оконченных наследственных дел установлено, что в нарушение пункта 133 Правил, большое количество наследственных дел не прошито, не скреплено печатью нотариуса; листы дел не пронумерованы; не составлены листы внутренней описи. На обложках отсутствовали даты окончания наследственных дел.
В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные дела временного хранения (свыше 10 лет) за соответствующий календарный год, наследственные дела, производство по которым начато в соответствующем календарном году, дела, оконченные в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен.
Работе по составлению описи должна предшествовать проверка соответствия количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел нотариуса. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в предусмотренных Правилами случаях внутренних описей и правильность их составления; качество оформления обложки (титульного листа) дела; наличие и правильность заполнения листа - заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены до составления описи.
По результатам проведенных проверок нотариусов установлены следующие типовые ошибки.
1.
В нарушение пункта 80 Правил, в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2015-2018 гг. включались дела, срок хранения которых в соответствии с приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229 не установлен. С учетом изменений, внесенных в Правила приказом Минюста России от 17.04.2018 № 69 «О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78» по итогам 2018 года отдельные дела должны быть включены в опись дел, срок хранения которых не установлен. Как правило, описи дел, срок хранения которых не установлен, нотариусами в 2019 году не составлялись и комиссиями принято решение, указанное замечание учесть при составлении описей за 2019 год.
2.
В описи дел постоянного хранения включались переходящие дела такие как: «Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)», «Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса», «Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса», «Годовые статистические отчеты нотариуса», «Алфавитная книга учета наследственных дел», «Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний)». В ходе проведения проверок нотариусам было указано, что в соответствии с пунктом 80 Правил, номенклатурные дела включаются в опись постоянного хранения однократно после завершения производства по ним.
3. Имелись случаи включения в описи дел постоянного хранения дел, срок хранения которых в соответствии с приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229 составлял 10 лет; отдельные дела постоянного хранения ошибочно нотариусами не были включены в соответствующую опись.
В соответствии с разделами VIII, X Правил нотариусами ежегодно должна проводиться экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий календарный год (приложения к Правилам № 11 и № 12), опись наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем календарном году (приложение к Правилам № 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен (приложение к правилам № 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение к Правилам № 13).
Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Экспертиза и отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Примерной номенклатуры дел, производится в соответствии со сроками хранения, установленными указанной Примерной номенклатурой.
По результатам экспертизы ценности документов, содержащих отметку «ЭПК», часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен или которые передаются на постоянное хранение. В этом случае дело разделяется на части: часть документов, отобранных для постоянного или временного хранения (свыше 10 лет), формируется в новый том или тома, подлежащие полному оформлению и включению в описи дел, а часть документов, срок хранения которых истек, выделяется к уничтожению.
Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, нотариальной палатой создается экспертная комиссия.
В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты.
По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.
Особое внимание членами комиссии уделялось ведению и оформлению реестров регистрации нотариальных действий.
Нотариусами допускались следующие недостатки и нарушения: в нарушение п. 6 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – приказ Минюста России от 27.12.2016 № 313) в ряде случаев исправления в реестрах заверены были подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (с 2017 года); при освобождении лица (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, не указывался размер предоставленной льготы в рублях либо в графу 6 реестра для регистрации нотариальных действий; выявлялись ошибки, допущенные нотариусами в нумерации, вместе с тем, акты об ошибочной нумерации в реестрах отсутствовали, данные нарушения устранялись в ходе проведения проверок; в нарушение пункта 178 Правил в реестровых записях отсутствовали подписи лиц, обратившихся за совершением нотариальных; в нарушение п. 23 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 в реестре за 2017 год, реестрах за 2018 год в ряде записей о совершенных нотариальных действиях графа 5 «Содержание нотариального действия и форма нотариального документа» заполнена карандашом; в нарушение п. 8 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 в томе 4 реестра за 2018 год в записи о совершении нотариальном действия от 26.11.2018 № 1786 нотариусом не заполнены графы 3-7.
В случае если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрировались в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 8 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только подписи, вместе с тем, в нарушение раздела II п.20 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313, при совершении нескольких подряд последующих нотариальных действий, проставлялась в графе 8 только один раз полностью ФИО лица и один раз подпись, хотя совершается не менее 3 нотариальных действий.
Следует отметить, что при проверке реестров применяются Правила, Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата (далее – «ЕИС»), утвержденный приказом Минюста России от 17.06.2014 №129, и Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденный приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156.
Регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС осуществляется посредством внесения сведений о совершенном нотариальном действии в соответствии с Порядком в объеме сведений, установленных Требованиями к содержанию реестров ЕИС.
Регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС осуществляется незамедлительно после совершения нотариального действия.
В случае невозможности по объективным причинам осуществить незамедлительную регистрацию нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС в день совершения нотариального действия регистрация нотариального действия в реестре осуществляется после устранения причин, препятствующих такой регистрации.
Если регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС невозможна по объективным причинам в течение трех рабочих дней, нотариус извещает нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации о таких причинах и предполагаемых сроках их устранения.
При регистрации совершенного нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИС после устранения причин невозможности его регистрации указываются объективные причины, по которым регистрация нотариального действия была невозможна, в том числе: выезд нотариуса для совершения нотариального действия вне места своей работы; отсутствие возможности внесения сведений в ЕИС по техническим причинам (например: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, к ЕИС в связи с плановыми профилактическими работами).
Сведения, вносимые нотариусом, лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, уполномоченным работником нотариальной палаты субъекта Российской Федерации или уполномоченным работником Федеральной нотариальной палаты в реестр нотариальных действий ЕИС, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью такого лица.
Вместе с тем, в ходе проведения проверок были установлены у отдельных нотариусов нарушения требований приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата».
По вопросу применения к нотариусам мер дисциплинарного воздействия необходимо отметить следующее.
В соответствии с разъяснениями Минюста России от 13.06.2019 № 12-73993/19 по итогам проверки, а также по итогам повторной проверки комиссия вправе принять, в том числе решение, которое отражается в справке, о направлении материалов проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации, утвержденным Минюстом России 19.01.2016 (далее – Кодекс) (подпункт 4 пункта 192 и подпункт 2 пункта 193 Правил).
Пунктом 11.7.8 Кодекса профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации, основанием для дисциплинарного производства является, в том числе сообщение соответствующей комиссии нотариальной палаты о фактах, установленных в ходе проверок организации работы нотариуса, а также исполнения нотариусом Правил нотариального делопроизводства.
Для рассмотрения вопроса о применении к нотариусу мер дисциплинарного воздействия необходимо исходить из того, насколько выявленные нарушения влияют на качество работы нотариусов с документами и могут повлечь ущемление прав и законных интересов граждан.
Согласно пункту 194 Правил отдельно предусмотрены такие нарушения, по которым в обязательном порядке могут быть применены меры дисциплинарной ответственности, а именно:
1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками; 2) утрату номенклатурных дел или их части; 3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.
С учетом изложенного, Минюст России полагает, что при решении вопроса о направлении в нотариальную палату материалов проверки для возбуждения дисциплинарного производства следует исходить из совокупности допущенных нотариусом нарушений правил, а также из наличия нарушений, носящих повторный, преднамеренный или неустранимый характер.
В 2019 году меры дисциплинарного воздействия применены к двум нотариусам: в виде строгого выговора и выговора; по результатам проведения первичной проверки нотариуса принято решение о проведении в отношении данного нотариуса повторной проверки в декабре 2019 года; по результатам проведения также плановой проверки другого нотариуса принято решение о проведении в 2020 году повторной проверки.
Подводя итог изложенному, следует отметить, что нотариусы совершают большое количество нотариальных действий, без которых невозможно представить жизнь современного человека.
Нотариусы оказывают услуги физическим и юридическим лицам по осуществлению их прав и защите законных интересов, разъясняют им права и обязанности, предупреждают о последствиях совершаемых нотариальных действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.
При этом не теряет значимости и то, что в своей деятельности нотариус должен постоянно совершенствовать работу, в том числе и по ведению делопроизводства, уделять особое внимание подготовке номенклатурных дел к архивному хранению, осуществлять качественную подготовку описей дел.
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры,
нотариата, государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления Минюста России
по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области