Управлением Минюста России по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области (далее – Управление) и Нотариальной палатой Хабаровского края в соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы о нотариате), совместным решением Управления и Нотариальной палаты Хабаровского края от 25.11.2020 № 04-31/22-ХК «Об утверждении графика проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами Хабаровского края на 2020 год», приказом Управления от 25.11.2020 № 78-Н «Об утверждении графика проверок исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусами Хабаровского края на 2020 год», проводились проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой в Хабаровском крае (далее – нотариусы).
Целью проверок является установление единого порядка работы с документами нотариусов в Российской Федерации, совершенствование организации нотариального делопроизводства, а также осуществление контроля за исполнением нотариусами Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
В соответствии со статьей 9 Основ о нотариате и пунктом 5 Правил, контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, отнесен к совместному ведению территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальных палат субъектов Российской Федерации.
Для осуществления контроля за нотариальным делопроизводством создается комиссия, в которую входят представители территориального органа Минюста России (далее – территориальный орган) и нотариальной палаты (в составе не менее двух человек). При этом разграничение компетенции членов комиссии при проведении проверки Правилами не предусмотрено (пункт 180 Правил).
Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.
В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).
Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
При проведении проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства комиссия руководствуется следующими нормативно-правовыми актами:
- приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – приказ Минюста России от 27.12.2016 № 313 (действовавший до 29.12.2020), после 29.12.2020 - приказом Минюста России от 30.09.2020 № 226, в частности приложением № 2 «Порядок оформления реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
- Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденный приказом Минюста России от 17.06.2014 № 129 (действовавшим до 29.12.2020), после 29.12.2020 - Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденный приказом Минюста России от 30.09.2020 № 225.
- Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017, а также иными нормативными правовыми актами.
Сроки хранения для документов, образующихся в деятельности нотариальных контор, определены Примерной номенклатурой дел государственной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229. Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, не допускается. В этой связи при проведении в соответствии с разделом VIII Правил экспертизы ценности документов в процессе формирования, оформления дел, отбора документов для дальнейшего хранения и к уничтожению, нотариусам необходимо строго руководствоваться установленными сроками хранения и правильно относить документы в соответствии с категорией дел (постоянного, временного (до 10 лет) хранения и временного (свыше 10 лет) хранения.
В 2020 году Управлением совместно с Нотариальной палатой проведено 14 проверок (в 2019 году – 22), из них, в том числе: 1 повторная проверка в связи с неудовлетворительными результатами предыдущей плановой проверки; 6 первичных, по истечении года после наделения лиц, победивших в конкурсе, полномочиями нотариуса; (в связи с ухудшением эпидемиологической ситуации, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции 2 плановые проверки были перенесены на 2021 год).
По результатам каждой проверки составлялись справки, которые подписывались всеми членами комиссии с последующим ознакомлением проверяемых нотариусов. В справках проверок отражались вопросы организации нотариальной деятельности, правильность ведения нотариального делопроизводства, а также выявленные недостатки и нарушения действующего законодательства и рекомендации по их устранению. Особое внимание обращалось комиссией на недостатки, допускаемые нотариусами систематически. В процессе проверок комиссией оказывалась практическая и консультативная помощь.
При проведении проверок установлено, что организация деятельности нотариальных контор в целом соответствует Требованиям к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающимися частной практикой, утвержденным Решением Правлением Федеральной нотариальной палаты (от 26.12.2019, Протокол № 15/19) (далее – Требования). Нотариальные конторы обеспечены отдельными помещениями для совершения нотариальных действий, которые находятся либо в пользовании нотариусов на основании договоров аренды, либо на праве собственности. Кабинеты нотариусов изолированы от других кабинетов, что позволяет сохранять тайну совершения нотариальных действий, помещения для ожидания граждан приема оборудованы мебелью, стендами с необходимой информацией, на фасадах зданий имеются вывески о наличии нотариальных контор, также на дверях кабинетов к нотариусам имеются соответствующие вывески с указанием фамилии, имени, отчества нотариусов и режима работы.
Все нотариальные конторы оснащены компьютерной и офисной техникой; телефонной, как правило, стационарной связью.
Во многих нотариальных конторах установлены правовые программы «Консультант Плюс», «Гарант» (либо программы используются посредством выхода в Интернет), в работе используется электронная почта, единая информационная система нотариата «ЕИС».
Для защиты помещения от несанкционированного проникновения во всех проверенных нотариальных конторах имеется охранная сигнализация (в отдельных случаях помещения охраняются круглосуточно). В целях обеспечения сохранности печатей и штампов, бланков строгой отчетности в нотариальных конторах имеются сейфы.
Большинством нотариусов созданы комфортные условия для ожидания и приема граждан. Комиссиями отмечено, что нотариальные конторы имеют удобное расположение, современный дизайн и техническое оснащение (кабинеты светлые, просторные, уютные, оснащены современной офисной мебелью, холлы и приемные для посетителей просторные, светлые, оснащены столами, мягкими диванами либо офисными стульями, в ряде случаев оборудованы телевизорами, кондиционерами, диспенсерами).
Нотариусами обеспечен порядок и систематизированное хранение архивных документов по их видам и годам в специальных архивных коробах (с оформлением идентифицирующих надписей на боковиках коробов), что позволяет осуществлять оперативный поиск документов и работу с ними, в том числе при проведении проверки все документы предоставлялись членам комиссии в оперативном порядке.
По результатам проведенных в 2020 году проверок исполнения нотариусами Хабаровского края правил нотариального делопроизводства установлено следующее.
Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в соответствующих журналах, ведущихся в электронном виде (с 2021 года журналы ведутся в ЕИС).
В соответствии с пунктами 197-198 Правил, нотариусом принимаются, создаются и используются также и электронные документы:
- исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
- полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.
Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
До 29.12.2020 в соответствии с пунктами 201-202 Правил нотариус обязан был в конце каждого рабочего дня подписывать своей усиленной квалифицированной электронной подписью журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Вместе с тем, в ходе проведения проверок членами комиссий устанавливались нарушения требования данных пунктов Правил.
В соответствии с пунктом 48 Правил номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229. В целях обеспечения учета заведенных, а также переходящих дел, по окончании года нотариусами в двух экземплярах составляется итоговая запись, которая подшивается к номенклатуре. В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой в нотариальную палату.
Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, для них дополнительно в номенклатуру включаются резервные номера.
После завершения делопроизводственного года заполненная номенклатура дел с итоговой записью о категориях и количестве дел подлежит полному оформлению и включается в опись постоянного хранения.
При проведении проверок были выявлены следующие недостатки, связанные с ведением номенклатуры дел.
По завершении делопроизводственного года, в нарушение подпункта 2 пункта 54 Правил количество дел постоянного срока хранения, отраженных в строке 1 графы 2 итоговой записи, не соответствовало фактическому количеству номенклатурных дел, находившихся в производстве в 2019 году.
В отдельном случае, заголовок дела не был включен в номенклатуру дел, в то время как документы, образовавшиеся в деятельности нотариуса, формировались и хранились фактически в папке-накопителе. В данной связи нотариусу было рекомендовано оформить соответствующее номенклатурное дело и включить его в номенклатуру дел на 2020 год.
В ряде случаев, в нарушение пункта 51 Правил в графе 5 «Примечания» номенклатур дел на 2016 год и на 2017 год не проставлены отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах.
По завершении делопроизводственного года в нотариальных конторах дела подготавливаются в архивному хранению, в том числе осуществляется систематизация документов в хронологической и вопросно-логической последовательности (с января по декабрь, за документами-запросами формируются документы-ответы); нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу); составление внутренней описи документов (на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения); оформление листа-заверителя дела (кроме наследственных дел); дооформление обложки; прошивка документов прочной нитью в твердую обложку. Дела нотариусами формируются в пределах 250 листов, либо объемные по содержанию дела подразделяются на тома или части тома.
В соответствии с пунктом 58 Правил, необходимо соблюдать следующие требования при формировании дел:
- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.
Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома).
В процессе проверок комиссиями особое внимание уделялось подготовке документов к архивному хранению. В том числе оформлению дел постоянного хранения (обложек, составлению внутренних описей, листов-заверителей и др.).
При проведении проверок у членов комиссий имелись лишь незначительные замечания по подготовке нотариусами дел к архивному хранению, которые, как правило, исправлялись в ходе проведения проверок (например: на обложках всех наследственных дел за весь проверяемый период нотариусом Н.В. Захаровой ошибочно был проставлен индекс «02-20», в то время как согласно номенклатурам дел на 2016-2020 гг. наследственным делам присвоен индекс «02-12», данное замечание было устранено в ходе проведения проверки).
В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные дела временного хранения (свыше 10 лет) за соответствующий календарный год, наследственные дела, производство по которым начато в соответствующем календарном году, дела, оконченные в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен.
Работе по составлению описи должна предшествовать проверка соответствия количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел нотариуса. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество сформированных дел: соответствие заголовка дела по содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в предусмотренных Правилами случаях внутренних описей и правильность их составления; качество оформления обложки (титульного листа) дела; наличие и правильность заполнения листа - заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены до составления описи.
По исполнению нотариусами пункта 80 Правил установлено, что в целом, описи дел представлялись на утверждение в Нотариальную палату Хабаровского края своевременно. Членами комиссии отмечалась также качественная их подготовка.
В ходе проведения проверок имелось только одно замечание.
Так, в нарушение пункта 80 Правил, в опись дел постоянного хранения за 2019 год ошибочно включены переходящие дела 01-07 «Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)», 02-03 «Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний», 02-04 «Книга учета наследственных дел», 02-05 «Алфавитная книга учета наследственных дел».
По ведению и оформлению реестров регистрации нотариальных действий нотариусами допускались следующие недостатки и нарушения:
- в нарушение пункта 167 Правил нотариусом в 2018 году допускалось ведение сквозной нумерации номеров совершенных нотариальных действий. Аналогичное нарушение присутствовало и при заполнении тома 2 реестра за 2019 год;
- в нарушение раздела IIпункта 19 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 (в редакции до 29.12.2020) за 2017-2019 гг. в графе 8 реестра отсутствовали подписи лиц, явившихся за совершением нотариального действия;
- в нарушение раздела IIпункта 6 приказа Минюста России от 27.12.2016 № 313 (в редакции до 29.12.2020) в реестрах имелись неоговоренные исправления;
- имелось замечание по заполнению графы 3 реестра (например: в случае удостоверения нескольких доверенностей в порядке передоверия одновременно, а именно: лицо, обратившееся за удостоверением доверенностей в порядке передоверия, указывалось один раз и его ФИО расписано на несколько строк, остальные графы реестра при этом заполнены в соответствии с требованиями законодательства).
В ходе проведения проверок исполнения нотариусами Правил нотариального делопроизводства осуществляются также проверочные мероприятия, включающие контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами о нотариате, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 30.09.2020 № 224 и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 № 225.
Регистрация нотариального действия в реестре нотариальных действий (далее – РНД) осуществляется посредством внесения сведений о совершенном нотариальном действии в соответствии с Порядком в объеме сведений, установленных Требованиями к содержанию реестров ЕИС.
Регистрация нотариального действия в РНД осуществляется незамедлительно после совершения нотариального действия.
В случае невозможности по объективным причинам осуществить незамедлительную регистрацию нотариального действия в РНД в день совершения нотариального действия регистрация нотариального действия в РНД осуществляется после устранения причин, препятствующих такой регистрации.
Если регистрация нотариального действия в РНД невозможна по объективным причинам в течение трех рабочих дней, нотариус извещает нотариальную палату о таких причинах и предполагаемых сроках их устранения.
При регистрации совершенного нотариального действия в РНД после устранения причин невозможности его регистрации указываются объективные причины, по которым регистрация нотариального действия была невозможна, в том числе: выезд нотариуса для совершения нотариального действия вне помещения нотариальной конторы; отсутствие возможности внесения сведений в ЕИС по техническим причинам (например: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», к ЕИС в связи с профилактическими работами).
Сведения, вносимые нотариусом, лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, уполномоченным работником нотариальной палаты субъекта Российской Федерации или уполномоченным работником Федеральной нотариальной палаты в реестр нотариальных действий ЕИС, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью такого лица.
Вместе с тем, в ходе проведения проверок были установлены нарушения требований приказа Минюста России от 17.06.2014 № 129 , допускаемые отдельными нотариусами.
Подводя итог изложенному, следует отметить, что по сравнению с 2019 годом, существенно сократилось количество нарушений Правил, в том числе по ведению реестров регистрации нотариальных действий, оформлению номенклатур дел, подготовке дел к архивному хранению. В 2020 году нотариусами допускались лишь единичные случаи нарушения Правил (в большинстве случаях данные замечания устранялись в ходе проведения проверок).
В 2020 году по итогам проверок решения о назначении повторных проверок в связи с неудовлетворительными результатами членами комиссий не принимались.
Материалы проверок в Нотариальную палату Хабаровского края для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации не направлялись. Решение вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности не принималось.
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры,
нотариата, государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления Минюста России
по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области